Blog

Big data voor elke ondernemer: in 5 stappen van cijfers naar complexe data - deel 3

31 januari 2018 - door Alice Visser

 Denk groot, begin klein.

Data is overal, soms is het lastig om door de bomen het bos nog te zien. Of je nu met diverse systemen werkt of nog op papier, ik garandeer je, er is meer data beschikbaar dan je denkt die jou helpt te ondernemen. In 5 artikelen neem ik je mee hoe je onderneemt met cijfers tot en met complexe data, artikel 3: financiële data is eigen gemaakt, nu een dashboard bouwen! 
Het doel van een dashboard is het samenbrengen van gegevens die je ondersteunen om je organisatie te evalueren en te sturen op korte en lange termijn.
In blog 1 en 2 heb ik verteld hoe vanuit de financiële administratie te starten en deze te verrijken met cijfers. De volgende stap is de introductie van operationele data.

Stap 3: Ontwerp je dashboard
De reden waarom de meeste dashboards in de prullenbak belanden is omdat deze niet (meer) in staat zijn om de essentie weer te geven, niet up-to-date en onoverzichtelijk zijn.

1. De essentie in 5 indicatoren
KPI’s (Key Performance Indicators) helpen je het inzicht te krijgen en verbanden te leggen in je data.
Het gaat er om dat je er niet teveel kiest en dat ze passen in je strategie. Ze moeten je het inzicht gaan geven waarmee jij met een rustig gevoel aan het einde van de dag in de auto kan stappen. De essentie daarin is dat ze zo specifiek mogelijk zijn. Je kunt namelijk inzicht proberen te krijgen in het aantal meldingen van je klanten, maar je krijgt meer inzicht wanneer je specifiek zoekt naar het aantal klachten en de doelstelling om 90% binnen een week op gelost te hebben. Kies om mee te beginnen 5 KPI's die jij graag inzichtelijk wil hebben.

2. Data is overdraagbaar
Jouw data is over te dragen. Dus ook al zit het in systeem A, je kunt het overnemen naar je dashboard in systeem B. Natuurlijk is de output afhankelijk van het pakket waarmee je werkt. Je hoort steeds vaker dat pakketten gebruik maken van een API, communicatietool of andere mogelijkheden tot export hebben zoals .html of .csv formaat. Denk er bij het kiezen van je dashboard over na welke datavorm jij tot je beschikking hebt. Welke output heeft jouw ERP systeem? Welke excelsheets dwalen er nog door je organisatie?

 3. Opbouwen
Je weet welke doelstellingen je inzichtelijk wilt hebben, maar weet je ook hoe je ze inzichtelijk wilt hebben? Kun je deze grafisch voorstellen? Dat geeft meer inzicht dan enkel de cijfers in tabellen. Begin klein, begin eenvoudig. En ga van daar uit bouwen. Denk groot, maar als je het stap voor stap opbouwt hou je de controle. Naar mate je verder komt zul je jouw KPI’s gaan verscherpen, meer inzichten gaan opbouwen en je gegevens verrijken.
Een goed dashboard is intuïtief en eenvoudig vormgegeven. Zo is het mogelijk om complexe informatie in een oogopslag te monitoren, signaleren en verwerken. Tevens kunnen onderlinge verbanden tussen gegevens worden getoond.

4. Kwaliteit
Input is output. Dus als de data die je invoert van slechte kwaliteit is, dan zul je nooit de inzichten krijgen die je wenst. Wees dus vanaf nu af aan kritisch op je registratie. Als de status van de offerte niet wordt aangepast, de klant geen unieke code toegewezen krijgt of klachten niet worden gekoppeld aan een medewerker wordt de data vertroebeld.

5. Vraag om hulp
Je hoeft het wiel niet uit te vinden. Vind een partner die je vertrouwt om je op weg te helpen, bijvoorbeeld de leverancier van je huidige ERP pakket, iemand met ervaringen op een BI platform of iemand anders.

Laat je niet gek maken en begin, kies je eigen pad.

Bespaar
in tijd en geld, word efficiënter
en ervaar gemak.

Nieuwsbrief

Schrijf je in en blijf altijd op de hoogte van onze laatste updates.

Aanmelden →