Blog

Luuk

Help! Ik ben bang voor de overstap naar geautomatiseerd boekhouden!

21 september 2018 - door Luuk Vaessen

Komt dit scenario je bekend voor: Tegen het einde van de maand krijg je vragen over bonnen waar je geen weet meer van hebt? Dat je enkel inzicht hebt per maand, kwartaal of zelfs per jaar inzicht hebt in je stand van zaken? Het kan anders. Natuurlijk weet je dat al. Maar die overstap, alles omzetten. Man, wat een werk.

In de komende 5 blogs neem ik je mee in de route die je aflegt wanneer je van je traditionele boekhouding de overstap maakt naar het boekhouden van de toekomst: volledig geautomatiseerd.

Deel 2: Betalen en Incasseren

Afgelopen blog heb ik een korte introductie geschreven omtrent een geautomatiseerde boekhouding. Hierbij denken de meeste mensen direct aan het automatisch afhandelen van inkoop- en verkoopfacturen. Maar wat nou als je jouw betaal- en incassoproces ook in grote lijnen kunt automatiseren? Dat is natuurlijk wat iedereen wilt toch?, dat de software het “saaie” werk voor je doet en jij jezelf bezig kunt houden met dingen die een echte toegevoegde waarde opleveren voor jou en jouw klanten?

“Dat software het saaie werk voor doet en jij jezelf bezig kunt houden met dingen die een echte toegevoegde waarde opleveren"

Betaalbestanden: betaal alles ineens.
Als ik vertel dat minimaal de helft van de ondernemers alle facturen trouw stuk voor stuk via internetbankieren betaalt, kijkt niemand daar van op. Maar waarom gebeurt dat in deze tijd nog steeds? Er zijn tal van mogelijkheden om dit proces efficiënter in te richten. Vrijwel alle boekhoudpakketten ondersteunen SEPA betaalbestanden. Dit zijn bestanden waarin je meerdere factuurbetalingen kunt bundelen en deze in één keer kan afhandelen in jouw bankomgeving. Voordeel hierbij is dat er in jouw bankomgeving maar één keer een akkoord gegeven hoeft te worden voor alle betalingen en het boekhoudpakket verzorgd ook gelijk het afletteren voor al jouw facturen. Hoe fijn is het dan als we in dit proces ook nog een controleslag kunnen toevoegen. De fiattering van de inkoopfacturen voor akkoord kan inmiddels ook al plaatsvinden in de pakketten. Waar vroeger de facturen nog gekrabbeld of gestempeld werden voor akkoord, kan dit ook al digitaal. Op deze manier kunnen we het betaalproces een stuk efficiënter inrichten.

Incasso: benut jij deze optimaal?
Voor het incasseren gaat bovenstaande ook in grote lijnen op. Er kunnen namelijk ook SEPA incassobestanden gegenereerd worden. Maar hoe verloopt het proces dan vooraf de uitgevoerde incasso? Dit is namelijk het onderdeel waar het meeste winst qua efficiëntie in te behalen valt.
Zodra een verstuurde offerte akkoord is, is het nodig om een incassomachtiging te laten ondertekenen zodat er geïncasseerd kan gaan worden. Tegenwoordig hebben veel banken een eigen tool om een digitale machtiging te versturen en ondertekend terug te ontvangen. Hoe fijn is dat? De klant hoeft nu alleen nog maar digitaal te accorderen en de machtiging is gelijk voltooid en opgeslagen in deze omgeving. Zonder het risico dat een eventuele papieren machtiging lang via de post op zich laat wachten, deze ergens achterin het archief belandt en als je deze wilt opzoeken, je deze natuurlijk nooit meer snel en gemakkelijk kunt vinden.

PSD2: wat?
Een ander onderdeel waar ik graag nog even bij wil stil staan is op dit moment erg actueel in het nieuws. Wellicht heeft u het afgelopen tijd wel  voorbij zien komen. De nieuwe PSD2 betaalrichtlijn.
Deze richtlijn gaat enorme veranderingen aanbrengen in het betaalverkeer voor boekhoudpakketten.
Denk er maar eens aan dat via een bankkoppeling, jouw banktransacties in het online boekhoudpakket altijd real-time ingeschoten en verwerkt kunnen worden. Op het moment dat je bij de kassa gepint hebt, levert een online tool jouw factuur direct aan in de administratie. Het administratie programma verwerkt deze direct en automatisch. En de bankkoppeling schiet direct de banktransactie in en koppelt deze aan de factuur. Voordat je in de auto zit, is alles al in het boekhoudingprogramma verwerkt. Hoe vet is dat?
Of stel eens voor dat je voordat je incasseert een actuele saldocheck bij jouw klant kunt uitvoeren? Dit zijn allemaal onderdelen die op zeer korte termijn beschikbaar komen.

Ben jij klaar voor de verandering?

Bespaar
in tijd en geld, word efficiënter
en ervaar gemak.

Nieuwsbrief

Schrijf je in en blijf altijd op de hoogte van onze laatste updates.

Aanmelden →