Blog

Help! Ik ben bang voor de overstap naar geautomatiseerd boekhouden!

27 september - door Luuk Vaessen

Komt dit scenario je bekend voor: Tegen het einde van de maand krijg je vragen over bonnen waar je geen weet meer van hebt? Dat je enkel inzicht hebt per maand, kwartaal of zelfs per jaar inzicht hebt in je stand van zaken? Het kan anders. Natuurlijk weet je dat al. Maar die overstap, alles omzetten. Man, wat een werk.

In de komende 5 blogs neem ik je mee in de route die je aflegt wanneer je van je traditionele boekhouding de overstap maakt naar het boekhouden van de toekomst: volledig geautomatiseerd.

Deel 3: Facturen

Factureren blijft voor veel ondernemers het minst vervelende onderdeel van de administratie. Al het verrichte werk dat uiteindelijk tot uiting komt in een verkoopfactuur richting de klant. Toch is het wel fijn als je zo’n factuur zo efficiënt mogelijk kan genereren.

Excel?
Voor menig ondernemer komt het welbekende Excel sjabloon vaak nog voorbij. Hier worden een aantal handmatige wijzigingen in toegepast en daarna als PDF opgeslagen.
Andere ondernemers zijn al bekend met een facturatiepakket. Echter bieden deze pakketten legio aan opties waar men misschien nog helemaal geen gebruik van maakt.

Digitaal!
Allereerst biedt vrijwel elk pakket de optie aan om de factuur digitaal te verzenden. Toch komt het nog vaak genoeg voor dat deze afgedrukt wordt en per post verstuurd wordt. Waarom zou je toch denken? Stel jezelf eens de vraag of jouw klant daar zelf nog op zit te wachten? Reken eens de besparing uit voor digitale facturatie. Geen portokosten meer, geen printkosten maar en daarnaast minder handmatige handelingen. Daarnaast levert het ook een besparing op bij jouw klant. De klant hoeft immers de papieren factuur niet meer in te scannen naar zijn boekhouding.

Periodiek.
Soms zijn facturen periodiek. Een maandelijkse management fee of een maandelijkse standaard doorbelasting hoeft niet elke periode weer handmatig gegenereerd te worden. Kijk eens naar de optie van periodiek factureren in het digitale facturatiepakket. Vaak is het is mogelijk om een factuur aan te merken als periodiek. Het pakket zal deze dan op de gewenste datum klaar zetten voor goedkeuring en de periodieke gegevens actualiseren. De omschrijving op de factuur zal dan verandert worden in de actuele periode bijvoorbeeld.

UBL.. watte?
Heb je er al wel eens aan gedacht om bij jouw digitale facturen het vinkje UBL aan te geven? Nou hoor ik je al direct denken, UBL? Een UBL factuur is een klein .XML bestandje waarin alle gegevens van de factuur zijn opgenomen volgens een wereldwijde afgesproken standaard. Denk hierbij aan alle relatiegegevens, factuurnummer en het factuurbedrag bijvoorbeeld. Het voordeel hierbij is dat veel boekhoudpakketten deze UBL factuur kunnen uitlezen. Daardoor kan zo’n factuur altijd voor 100% herkent en automatisch afgehandeld worden. De vraag is echter, waarom doen we dit nog niet volledig? Een volledig geautomatiseerde boekhouding komt immers al een stuk dichterbij als we allemaal onderling in UBL factureren.

Voldaan?
Zodra de factuur verstuurd is, is het natuurlijk ook erg belangrijk om de voortgang hiervoor in de gaten te houden. Ga je elke klant opbellen wanneer de betalingstermijn verstreken is? Je kunt er ook voor kiezen om automatisch herinneringen te laten versturen vanuit jouw pakket. Je kunt namelijk instellen dat na het verstrijken van een betalingstermijn een automatische herinnering verstuurd wordt met een begeleidend schrijven en kopie van de factuur. Wil je niet dat dit bij elke klant gebeurt? Het is mogelijk bepaalde klanten hiervoor nog uit te sluiten. Ervaring leert dat een actieve herinneringsservice de gemiddelde debiteurentermijn een stuk verlaagd.

Zoals je ziet is er meer mogelijk met je facturen dan je nu misschien al doet. Toch is er nog meer wat je met je financiële administratie kunt. Om je eigen leven eenvoudiger te maken en beter te kunnen sturen op je cijfers. Wil je hier meer over weten? Je mag me altijd een berichtje sturen of contact opnemen met één van mijn collega's!

Luuk Vaessen
Mail mij!

Bespaar
in tijd en geld, word efficiënter
en ervaar gemak.

Nieuwsbrief

Schrijf je in en blijf altijd op de hoogte van onze laatste updates.

Aanmelden →