Virtuele Robot

Blog

Luuk | Counta

Datagedreven ondernemen: hoe begin je? Do's, dont's en een gericht stappenplan

8 juni 2020 - door Luuk Vaessen

De trends volgen of gericht aan de slag? 

Data is booming. Net als veel andere bedrijven en overheden ben je de laatste jaren vanzelfsprekend steeds meer data gaan verzamelen. Maar jouw financiële data staat over verschillende applicaties verspreid. Hoe benut je deze data voor jouw organisatie, om het bedrijfsresultaat te verbeteren? Wat zijn de valkuilen, de do’s en dont’s van datagedreven ondernemen? En hoe bouw je een succesvol (realtime) dashboard? Start nu met datadriven ondernemen met behulp van dit stappenplan!

Wat is datadriven ondernemen?

Kortgezegd is datagedreven ondernemen sneller, betere beslissingen nemen op basis van (digitale) data. Bijvoorbeeld: weten waar je omzet vandaan komt.

Een voorbeeld uit de praktijk. Stel, je wilt een filmpje maken. Dit levert € 5000 op. Maar hoeveel uren hebben hierin gezeten? En welke kosten ben je in de tussentijd kwijt geweest aan overhead? Je moet die informatie combineren om tot een omzetcijfer te komen. Aan de hand van de uitkomst kun je hierop sturen: bijvoorbeeld door de uurtarieven te verhogen, of een medewerker te coachen als hij te veel uren gebruikt.

Stappenplan: haal bruikbare data uit jouw systemen

Je wilt graag starten met datadriven ondernemen. Je hebt je medewerkers al opgewarmd voor het idee en iedereen is overtuigd van het nut en de bruikbaarheid van een dashboard in jullie bedrijf. Nu wil je beginnen met de ICT-kant. Hoe ontsluit je en visualiseer je voor jouw organisatie bruikbare data? Een stappenplan!

1.      Bepaal jouw doel met datagedreven ondernemen

Er is enorm veel data beschikbaar, maar wat wil je precies gaan gebruiken? Op welke data wil je gaan sturen? Kortom: wat is de gewenste output? Bepaal je doel en weet dat een dashboard niet altijd de oplossing is. Hier gaat het bij veel organisaties al mis: ze bouwen de prachtigste dashboards, maar gebruiken deze vervolgens nooit meer. Trap niet in die valkuil. Het middel is niet het doel. Het gaat erom dat jij bruikbare inzichten vergaart voor jouw organisatie, waar je iets mee kunt. Maak dus keuzes op basis van heldere bedrijfsdoelstellingen.

2.      Bepaal de benodigde operationele data

Aan de hand van stap 1, bepaal je vervolgens welke applicaties je nodig hebt om de benodigde operationele data te ontsluiten. Hiervoor heb je inzicht nodig in het applicatielandschap in jouw organisatie en de wijze waarop jij intern werkt (processen, mensen, hulpmiddelen etc.). Welke data waar wordt geregistreerd? Denk hierbij aan het Salespakket, CRM-systeem, boekhoudpakket, en urensysteem. Al deze data vormt samen de linkerkant van het plaatje, de rauwe data. Voorbeeld: de financiële informatie staat in pakket X en de ureninformatie staat in pakket Y, deze data wil je combineren om een helder beeld te krijgen van de omzet.
Let op dat de data in de benodigde applicaties goed toegankelijk is. Weet wanneer je een nieuwe applicatie aanschaft, waar data opgeslagen wordt en of je hier vervolgens nog bij kunt. Zeker wanneer er koppelingen gemaakt moeten worden om aan te sluiten op een datahub, is dit essentieel.

Datagestuurd ondernemen, je ICT omgeving

3.     Combineer data in een datahub

Nu komt misschien wel het lastigste gedeelte: het combineren en verbinden van verschillende datastromen. Valkuil nummer 1 bij het werken met dashboards is dat mensen een dashboarding applicatie (zoals Power BI of Tableau) rechtstreeks gaan verbinden met hun rauwe data. Dit heeft veel nadelen. Allereerst vereist het juist weergeven in dit soort tools vaak voorbewerking van data, waardoor je alsnog in Excel bezig bent. Ook maakt de logica die je hierin bouwt, de applicatie steeds trager. En maak je een klein foutje, dan gaat het dashboard stuk en kun je weer opnieuw beginnen. Een datahub voorkomt deze problemen, door te fungeren als tussenstap. De datahub neemt alle voorbereiding van de data op zich: het verbindt en combineert data en creëert de logica, waarna je een dashboardapplicatie slechts gebruikt voor de weergave. Het voordeel hiervan is dat je op deze manier niet afhankelijk bent van specifieke tools, want voor je dashboards kun je elke applicatie gebruiken die je wilt.

4.      Bouw je dashboard op

Koppel de datahub met een dashboardapplicatie voor een slimme en inzichtelijke weergave naar jouw wens.

Een bruikbaar dashboard is nooit perfect

Het kan zijn dat het dashboard op sommige punten onvolledig is, dit hangt af van de kwaliteit van de input. Zo loopt een urenregistratie niet altijd synchroon met de werkelijkheid, want misschien heeft Peter zijn uren van gisteren nog niet geschreven. Of medewerkers moeten op een andere manier gaan registreren, waar ze nog aan moeten wennen. Staar je dus niet blind op de cijfers, op ‘het perfecte dashboard’. Dit is in de praktijk niet haalbaar. Data hoeft niet tot op de euro nauwkeurig te kloppen, het gaat erom dat het een indicatie is waar je op kunt sturen.

En: beter een dashboard dat voor 60% klopt maar wel bruikbaar is, dan eentje die 100% klopt maar nooit wordt gebruikt.

Datagestuurd ondernemen: neem het roer in eigen handen

Naar aanleiding van de data die je verzamelt, kun je je bedrijfsstrategie bijstellen en medewerkers aansturen. Over de tijd zie je trends ontstaan, wat inzicht geeft in omzetpieken en -dalen. Hierop kun je vervolgens anticiperen. Aan de hand van datagestuurd ondernemen leer je je organisatie steeds beter kennen: welke dingen gaan goed, welke niet, wat zijn aandachtspunten? De operatie vormt hierbij natuurlijk de basis, maar er zijn nog veel meer factoren (nog los van de interpretatie van de data) die het succes van een dashboard bepalen. De kern is dat datagedreven werken voor jouw organisatie functioneel is en dat je er resultaat uit behaalt. Namens Counta wensen wij je veel succes met het opzetten van jouw datastrategie!

Bespaar
in tijd en geld, word efficiënter
en ervaar gemak.

Nieuwsbrief

Schrijf je in en blijf altijd op de hoogte van onze laatste updates.

Aanmelden →