Blog

“Hoe gaat het met jou?” Ik vraag het regelmatig aan verschillende ondernemers. “Goed! Druk hè?” Het is de meest voorkomende reactie die ik terugkrijg. Als ondernemer heb je het graag druk, dat zou namelijk doen geloven dat de zaken goed gaan. Maar ik ken ook veel ondernemers die erg goed zijn in druk doen in plaats van druk zijn. In 1954 hebben ze daar een term voor bedacht: Epibreren.

Druk ervaren is slecht voor je, dat weet iedereen. Toch hebben we het met zijn allen altijd heel erg druk. Mijn vraag aan jou: Wil je het wel rustiger hebben? Ja? Mooi. Daar kan ik je in op weg helpen. Ik wil je helpen bepaalde uitdagingen om te zetten in kansen. De komende weken neem ik tips en tools met je door. Die jou kunnen helpen efficiënter met je tijd om te gaan.

Deel 2: Efficiënt werken | Zorg ervoor dat je op elke locatie kunt werken

Je wilt graag je tijd efficiënt inzetten, maar toch sluit je ’s ochtends aan in de file. Je wilt samenwerken, maar ben daarvoor verplicht om zij-aan-zij met je collega te gaan zitten. Of toch niet? Wanneer je jouw bedrijf zo inricht dat je in de ‘cloud’ gaat werken, dan zou je dit ook anders in kunnen gaan richten. Gek genoeg zijn we in privé heel erg gewend om clouddiensten te gebruiken. Zo kijken we lekker Netflix overal waar we willen en luisteren Spotify onderweg. Waarom dit ook niet voor jouw bedrijf zo inrichten?

Cloud is misschien voor velen nog een ruim begrip. Moet je dan je documenten online opslaan en zet je ze niet meer op je schijf? Maar dan moet je ze zeker altijd downloaden als je er in wilt werken en daarna weer uploaden. Dat is niet handig. Het tegendeel is waar.

• OneDrive/SharePoint
  In Office365 zitten verschillende tools waarbij je dit gemakkelijk en werkbaar kunt maken. OneDrive en zijn grotere broer SharePoint maken het bijvoorbeeld mogelijk om je bestanden online op te slaan en zo overal beschikbaar te maken, maar het zo te laten voelen alsof je ze op je eigen PC opslaat. Door de online bestandsmap te koppelen, waardoor het net lijkt alsof het een map op je PC is. Je kunt precies zo blijven werken als je gewend bent. Je moet het alleen een keer inregelen. Dit vereist wel een specialistische partner. Maar daarna zijn USB en externe harde schijven overbodig. Je kunt documenten met evenveel gemak delen en ze staan veilig opgeslagen.
• CRM
  Heb jij per klant een mooie ordner? Nog een klapper waar je contactgegevens in staan? En neem jij de telefoon op met een notitieblok om de terugbelnotities op te verwerken? Dat hoeft allang niet meer. Jouw online CRM systeem maakt al deze dingen overbodig. Een klant belt, jouw systeem herkent het telefoonnummer en jij hoeft enkel een aantekening te maken dat hij/zij graag teruggebeld wilt worden. Of je nu vanuit huis werkt, op locatie bent of op kantoor. Alle klantgegevens zijn overal beschikbaar. Zowel zakelijk als privé herken je de bedrijven direct die dit goed op orde hebben. Wat een genot. 
• Online boekhouding
  Wat geldt voor je CRM systeem geldt ook voor jouw boekhouding. Wanneer je deze gaat digitaliseren, krijg je meer grip op je administratie. Je kunt bonnetjes direct inscannen, hebt inzage in de huidige stand van zaken en kunt bij veel pakketten gebruik maken van een app. Veel facturen kun je dan ook volledig geautomatiseerd in je administratie laten opnemen. Simpelweg door ze te mailen.

Zo zijn er tal van tools die jij kunt gebruiken om overal te kunnen werken. Heb je bijvoorbeeld al eens gekeken naar de Office Lens? Het is nog nooit zo makkelijk geweest om fysieke documenten zoals bonnetjes, overeenkomsten of aantekeningen digitaal te krijgen. Google het maar eens.

Luuk Vaessen
Mail mij.