Blog

Druk, druk, druk.. Heb jij het ook zo druk? | Tools om tijd te besparen | Deel 5

14 juni 2018 - door Luuk Vaessen

“Hoe gaat het met jou?” Ik vraag het regelmatig aan verschillende ondernemers. “Goed! Druk hè?” Het is de meest voorkomende reactie die ik terugkrijg. Als ondernemer heb je het graag druk, dat zou namelijk doen geloven dat de zaken goed gaan. Maar ik ken ook veel ondernemers die erg goed zijn in druk doen in plaats van druk zijn. In 1954 hebben ze daar een term voor bedacht: Epibreren.

Druk ervaren is slecht voor je, dat weet iedereen. Toch hebben we het met zijn allen altijd heel erg druk. Mijn vraag aan jou: Wil je het wel rustiger hebben? Ja? Mooi. Daar kan ik je in op weg helpen. Ik wil je helpen bepaalde uitdagingen om te zetten in kansen. De komende weken neem ik tips en tools met je door. Die jou kunnen helpen efficiënter met je tijd om te gaan.

Deel 5: Efficiënt werken | Maak je printer overbodig

Papierloos werken. Het lijkt zo geweldig, maar in de praktijk blijkt dat heel veel mensen toch nog snel op ‘print’ klikken. Als onderneming ontkom je er bijna niet aan. Je krijgt om de haverklap overeenkomsten toegestuurd. Jij moet tekenen of je klant moet tekenen. Denk er maar eens over na: Jij maakt een overeenkomst en print deze, waarna je hem ondertekent en weer terug inscant. Je mailt hem naar jouw klant die hem ook weer uitprint en ondertekent. De ondertekenaar scant hem weer en vervolgens word deze teruggemaild. In veel bedrijven is het archief nog fysiek aanwezig, waardoor ook nog de kans bestaat dat de getekende overeenkomst opnieuw wordt geprint en in een archiefmap gestopt.

Hoe moeilijk wil je het jezelf maken? Wat nou als ik je vertel dat door een simpele en veilige aanpassing je ál het papier en wel 5 tussenstappen kunt elimineren uit je proces? Denk je dat het kan?

Een online archief hanteren is natuurlijk stap 1. Daarmee elimineer je al één keer onnodig uitprinten. Maar als je bijvoorbeeld gebruik gaat maken van een tool zoals SignNow schrap je nog vier stappen. Nu hoor ik je denken: “Een handtekening in een document plakken kan ik wel. Maar is het veilig?” Er zijn in deze markt veel concurrerende spelers. Zo heb je PandaDoc voor het gezamenlijk maken en versturen van offertes of DocuSign met zijn eindeloze API mogelijkheden. Waarom ik voor SignNow kies? Simpel. Het biedt voor mij precies wat ik nodig heb tegen fractie van de kosten die bijvoorbeeld DocuSign met zich meebrengt. Het biedt een eenvoudige snelle en complete audit-trail en is onderdeel van Barracuda. Barracuda zit in de data protection solutions (firewalls en dergelijke) dus heeft veiligheid voorop staan.

Hoe mijn proces nu ingericht? Ik maak een overeenkomst en teken deze zelf digitaal. Ik mail hem naar mijn klant die hem direct online kan ondertekenen en retourneren. Ik sla de PDF op in mijn digitale archief en klaar ben ik. Veilig en wel zo snel!

Luuk Vaessen
Mail mij

Bespaar
in tijd en geld, word efficiënter
en ervaar gemak.

Nieuwsbrief

Schrijf je in en blijf altijd op de hoogte van onze laatste updates.

Aanmelden →