Blog

Druk, druk, druk.. Heb jij het ook zo druk? | Tools om tijd te besparen | Deel 6

21 juni 2018 - door Luuk Vaessen

“Hoe gaat het met jou?” Ik vraag het regelmatig aan verschillende ondernemers. “Goed! Druk hè?” Het is de meest voorkomende reactie die ik terugkrijg. Als ondernemer heb je het graag druk, dat zou namelijk doen geloven dat de zaken goed gaan. Maar ik ken ook veel ondernemers die erg goed zijn in druk doen in plaats van druk zijn. In 1954 hebben ze daar een term voor bedacht: Epibreren.

Druk ervaren is slecht voor je, dat weet iedereen. Toch hebben we het met zijn allen altijd heel erg druk. Mijn vraag aan jou: Wil je het wel rustiger hebben? Ja? Mooi. Daar kan ik je in op weg helpen. Ik wil je helpen bepaalde uitdagingen om te zetten in kansen. De komende weken neem ik tips en tools met je door. Die jou kunnen helpen efficiënter met je tijd om te gaan.

Deel 6: Efficiënt werken | Zoek je niet klem

Begin je al een beetje door de bomen het bos te zien? Lastig he? Voorheen liep je naar je archiefkast en pakte je een ordner naar keuze en bladerde er rustig door heen. Nu staan jouw gegevens verspreid over verschillende platformen. Je documenten staan in OneDrive of op SharePoint, je klantgegevens in jouw CRM systeem en je administratie in je online boekhoudpakket. Maar als je nu iets zoekt, kun je niet zo makkelijk meer bladeren en door documenten heen scannen. Dat is wel lastig, toch?

Toch zijn er tools die jou het inzicht gaan geven waar jij om vraagt. Zoeksystemen die niet alleen door bestandsnamen heen kijken maar ook door het document zelf. Sinds ik deze tools gebruik, wil ik niet meer anders. Zelfs als ik een keer iets foutief weg zet, kan ik het met een gemakkelijke zoekopdracht zo weer terughalen.

Inzicht
In jouw boekhoudprogramma staat natuurlijk een berg aan informatie. Informatie waar je in jouw bedrijf wat mee kunt. Maar waar je rapportages van moet (laten) maken om het inzicht er uit te kunnen halen. Dat kan eenvoudiger. Met een dashboarding tool kun je direct en real-time deze informatie inzichtelijk maken.

Nu hoor ik je denken: “Ja lekker Luuk, maar dat is toch jouw business? Geen wonder dat jij daarvan overtuigd bent.” Daar heb je natuurlijk een punt. Dashboarding is iets wat wij met Counta Insight bieden. Maar los daarvan vind ik het oprecht een gemiste kans als een ondernemer er in deze tijd niets mee doet. Je kunt precies zien hoe je kosten zich verhouden tot je omzet, hoe je ervoor staat zonder te hoeven wachten op je (kwartaal)cijfers en direct bijsturen als je iets opmerkt. Hiermee krijg je het inzicht dat je als ondernemer nodig hebt om jouw onderneming verder te brengen in mijn optiek.

Zoek en gij zult vinden
Maar hoe zit dat dan met het zoeken van documenten? Daar hebben zijn bij Office365 over nagedacht: Delve is de oplossing!

Het is een zoektoepassing die zoekt in jouw bestandsnamen op OneDrive en SharePoint. Maar ook in jouw OneNote notities, je Excel-documenten, Word-documenten en ga zo maar door. Zelfs als je een Cloud-based CRM systeem hebt, kun jij deze er aan koppelen. Het kan zelfs woorden in een afbeelding herkennen. Wil jij de notulen zoeken van die ene vergadering waarin jullie iets specifieks hebben besproken? Geen nood. Zoek op het sleutelwoord en grote kans dat jij hem vrij snel te pakken hebt. Het is bij wijze van spreken je eigen Google in jouw beveiligde omgeving. Delve biedt daarnaast de mogelijkheid om te zien aan welke documenten je voor het laatst gewerkt hebt, maar ook waar directe collega’s aan gewerkt hebben. Soms kun je dan via jouw collega al direct naar het juiste bestand klikken, zonder dat je het document specifiek hoeft op te zoeken.

Zo knoop je uiteindelijk je eigen toepassingen aan elkaar. Gaat het je leven vanaf dag 1 veranderen? Natuurlijk. Nee geintje, het zal wennen zijn. Maar gemiddeld heeft iemand 21 dagen nodig om een nieuwe gewoonte aan te leren. Dus geef het een kans. Ben jij een beetje koppig zoals ik? Dan zou het zo maar wat langer kunnen gaan duren. Hoe ik dat weet? Tja. Google knows all, toch?

Succes!

Luuk Vaessen
Mail mij

Bespaar
in tijd en geld, word efficiënter
en ervaar gemak.

Nieuwsbrief

Schrijf je in en blijf altijd op de hoogte van onze laatste updates.

Aanmelden →