Blog

Stap 2: Losse cijfers samenbrengen tot kengetallen

Data is overal, soms is het lastig om door de bomen het bos nog te zien. Of je nu met diverse systemen werkt of nog op papier, ik garandeer je, er is meer data beschikbaar dan je denkt die jou helpt te ondernemen. In 5 artikelen laat ik je zien hoe je kunt gaan ondernemen met cijfers tot en met complexe data. Deze week artikel 2: de bak financiële data is geordend, op naar begrijpbare kengetallen.

De uitdaging van (big)data is om de informatie begrijpelijk en bruikbaar te maken. Dit doe je door slim gebruik te maken van je gegevens door ze met elkaar in verband te brengen en niet door elk cijfer in het vizier te houden. Daarom gaan we de financiële cijfers verrijken met bedrijfsspecifieke getallen.

Stap 2: Voeg bedrijfsspecifieke getallen toe
In elke onderneming, van eenmanszaak tot multinational, zijn er diverse non-financiële cijfers te bedenken die de organisatie kenmerkt.
Denk aan aantal: werknemers, vierkante meter, gereden kilometers, gewerkte uren, uitgaande of ontvangen telefoontjes, voertuigen, werkplaatsen, klanten, machines en producten.
Met deze cijfers kunnen er diverse verbanden gelegd worden:

• Bruto marge per klant
• Gereden kilometers per voertuig t.o.v. de autokosten
• Omzet per vierkante meter
• Kostprijs per medewerker
• Voorraadkosten per product
• Omzet per werknemer als % kosten t.o.v. vorig jaar

Door een verband te leggen met de specifieke bedrijfskenmerken en de financiële administratie hoef je minder informatie te onthouden en is vergelijken van de historie of toekomstige verwachting gemakkelijker.

Welk platform?
Er zijn diverse dashboard- of business intelligence platforms waar je kunt beginnen met je data analyses. Let op de volgende punten: (1) het doel van je dashboard. Sommige nemen de administratie als uitgangspunt terwijl andere de operationele data als uitgangspunt nemen. (2) Performance. Niets is vervelender dan het niet kunnen bereiken van je gegevens. (3) Veiligheid van je gegevens. (4) Gebruikersgemak. We zijn immers geen programmeurs.

Met slechts een paar tientjes per maand kun je het inzicht uit blog 1 en 2 al perfect ingeregeld hebben bij een specialistische partij. Deze partijen zorgen dat het dashboard up-to-date blijft en aansluit op jouw organisatie. Een goede reden om af te wegen of je dit in eigen hand wilt houden of gebruik wilt maken van de kennis van een specialist.

Waar te beginnen?
Inventariseer gedurende de werkdag wat je allemaal kunt kwantificeren en bedenk ook of deze gegevens al ergens worden gebruikt. Mocht je bijvoorbeeld werknemers in dienst hebben: De salarisadministratie (al dan niet in beheer bij de boekhouder) beschikt o.a. over het aantal werknemers, contracturen en dienstverband. Je kunt er zelf mee gaan rekenen of ze onder brengen in een voor jou ingericht dashboard. Makkelijker kan niet, toch? In artikel 3 gaan we in op Small Data. Je ingewikkelde spreadsheets kunnen de prullenbak in!

Mijn uitdaging: jouw organisatie op 1 scherm inzichtelijk krijgen. Wil je een stap zetten in deze digitale revolutie, begin met vragen!