Blog

Ismail | Counta

Bespaar tijd, geld en fouten met digitale facturatie

30 januari 2019 - door Ismail Yakoub

Enige tijd geleden hebben we de postduif vaarwel gezegd. Momenteel zitten we in het digitale tijdperk waar we papier praktisch niet meer nodig hebben. Je gehele administratie online. Niet alleen het milieu neemt het je in dank af, maar ook al jouw klanten zullen er baat bij hebben wanneer jij je facturatie online doet. Het kan je zomaar één derde van je tijd besparen. Tijd is geld, zowel voor jou als voor je klant. Digitale facturatie is niet alleen tijdbesparend en goedkoper, maar zorgt ook nog eens voor een lager fout-percentage. Ik leg je hieronder uit hoe je eenvoudig kunt factureren in minder tijd, voor minder geld, en met minder fouten. 

Digitale of elektronische factuur?
Allereerst is het belangrijk om te weten dat er een verschil zit tussen digitale en elektronische facturen. Het digitaal in digitale factuur staat voor ‘als het door de computer verwerkt kan worden.’ Het format van een digitale factuur kan dus verschillen en kan o.a. Excel, Word, als PDF zijn. Een elektronische factuur houdt zich echter in aan standaard afgesproken formaat: UBL ofwel Universal Business Language. Het versturen van UBL factuur heeft als voordeel dat deze door de meeste boekhoudpakketten makkelijker ingelezen en verwerkt kan worden, doordat er universele afspraken zijn gemaakt over waar de data (bijvoorbeeld datum en kvk nummer) op de factuur moet staan. 

Noord-Europese landen werken al veel meer met elektronische facturen dan dat wij doen. Wist je dat in Finland 80% van alle facturen al UBL zijn? En dat in Nederland sinds 2017 al verplicht is om elektronisch te factureren leveranciers van de Rijksoverheid

Eenvoudig factureren in minder tijd
Allereerst de facturen opmaken, informatie overtypen, een pdf van maken en opslaan in je eigen administratie, printen, vouwen, in de envelop doen, frankeren, alles naar de brievenbus en hopen dat deze de dag daarna bij jouw klant op de mat ligt.

De klant ontvangt de brief, legt deze op de stapel van te verwerken facturen, alles wordt overgenomen in het boekhoudpakket, de factuur vertrekt naar de te betalen facturen en wordt een x aantal dagen later betaald.

Wist je dat dit drie keer zo veel tijd kost als de verwerking van een digitaal factuur?

Voor online facturatie bespaar je een hoop handmatige, tijdrovende handelingen. Je hoeft facturen niet meer te sorteren. Wanneer je vanuit jouw online administratie factureert staan al jouw verkoopartikelen direct verwerkt in je omzetresultaten op het juiste grootboek. Bij Counta is veel vooraf in te stellen en in te regelen, zodat je binnen een paar klikken op je muis een factuur gemaakt en verstuurd hebt. Daarnaast kan een UBL factuur automatisch worden meegestuurd. Een UBL factuur kan door veel boekhoudpakketten veel makkelijker en nagenoeg foutloos verwerkt worden, waardoor de mogelijkheid om jouw factuur te betalen het proces van jouw klant ook versneld!

Tijdwinst door inzichtelijk debiteurenbeheer
Daarnaast bespaar je ook tijd op debiteuren controle. Doordat met Counta elke dag jouw administratie is bijgewerkt, heb je real-time inzicht in jouw debiteuren. Wist je dat je jouw debiteurenbeheer zelfs kan automatiseren? Je kan zelf de betaaltermijn en het herinneringsproces instellen (eventueel zelfs per klant) en je hebt altijd inzicht in de voortang van het debiteurenproces.

Eenvoudig factureren voor minder geld
Uiteraard ga je geld besparen door online facturatie op papier, inkt, enveloppen en frankering. Daarnaast is het natuurlijk zo dat waar je tijd bespaard, je geld bespaard. Door de handmatige handelingen uit het proces te halen, is er meer tijd om belangrijker werk te doen. De medewerker die normaal op het sorteringsproces zit, de facturen aanmaakt of het debiteurenbeheer overziet houdt aanzienlijk meer tijd over. Misschien heb je verschillende medewerkers die dit momenteel doen, maar kan dit aantal naar een aantal uur per week worden teruggebracht!

Online facturatie: een cadeautje naar jouw klanten
Ook jouw ontvanger bespaart een hoop tijd door de automatische verwerking van de facturen. Ook jouw klant heeft niet meer iemand nodig die de enveloppen uitpakt en de facturen sorteert en handmatig inboekt. Door het versturen van een elektronische factuur is er amper verwerking meer nodig en kan jij sneller betaald worden door de tevreden klant.

Eenvoudig facturen met minder fouten
We zijn ten slotte maar mens, en mensen maken fouten. Een goed boekhoudprogramma is zo in te stellen dat jouw boekhouding veelal automatisch gaat. Waar automatisatie plaats vindt worden minder menselijke fouten gemaakt. Zodoende stellen wij jouw online administratie omgeving zo in, dat je verkoopfacturen direct op de juiste plek terecht komen. Zelf sorteren hoeft niet meer.

Het voordeel van elektronisch factureren is dat er minder stappen doorlopen hoeven te worden voor de verwerking ervan, waardoor de kans op fouten aanzienlijk verminderd. Fouten als het kwijtraken van een factuur, te laat betalen door achterstallige verwerking en bijvoorbeeld een verkeerde adressering zijn verleden tijd door online facturatie.

Eenvoudig factureren, een online administratie én een software robot!
Zelf digitaal facturen bespaart je dus een hoop. Je bent er minder tijd mee kwijt, er worden minder fouten gemaakt en daardoor bespaar je een hoop geld. Overstappen naar eenvoudig factureren is makkelijker dan je denkt. Je bent bij ons meer dan welkom, zodat we jouw vragen over online facturatie kunnen beantwoorden. En als je er dan toch bent, leggen we meteen uit hoe we ook jouw inkomende facturen kunnen automatiseren, met hetzelfde resultaat van dien: minder tijd, geld en fouten! Onze software robots zorgen ervoor dat jouw online administratie altijd up-to-date is. Daarnaast is de kans heel groot dat we jouw operationele pakket kunnen integreren met jouw online administratie, zelfs bij systemen waar je niet elektronisch kan factureren kunnen we dit toegankelijk maken. Maak snel een afspraak en kom erachter wat wij en onze robots voor jou kunnen betekenen. Vraag hier een demo aan!

    Ismail Yakoub | Mail mij.

    Gerelateerde berichten

    Silke | Counta

    5 Tips om alles uit je financieel dashboard te halen 

    Word ook piloot van jouw onderneming. Stuur vanuit de cockpit!

    16 januari 2019 - door Silke van Peer

    Lezen →
    Ismail | Counta

    Jouw opties voor een boekhoudkoppeling

    Er zijn namelijk meerdere koppelingen mogelijk.

    2 januari 2019 - door Ismail Yakoub

    Lezen →
    Luuk

    Ben jij klaar voor de btw verhoging?

    Vanaf januari 2019 verandert het lage btw tarief van 6% naar 9%. Wat moet jij nog doen?

    5 december 2018 - door Luuk Vaessen

    Lezen →

    Nieuwsbrief

    Schrijf je in en blijf altijd op de hoogte van onze laatste updates.

    Aanmelden →