Blog

“Hoe gaat het met jou?” Ik vraag het regelmatig aan verschillende ondernemers. “Goed! Druk hè?” Het is de meest voorkomende reactie die ik terugkrijg. Als ondernemer heb je het graag druk, dat zou namelijk doen geloven dat de zaken goed gaan. Maar ik ken ook veel ondernemers die erg goed zijn in druk doen in plaats van druk zijn. In 1954 hebben ze daar een term voor bedacht: Epibreren.

Druk ervaren is slecht voor je, dat weet iedereen. Toch hebben we het met zijn allen altijd heel erg druk. Mijn vraag aan jou: Wil je het wel rustiger hebben? Ja? Mooi. Daar kan ik je in op weg helpen. Ik wil je helpen bepaalde uitdagingen om te zetten in kansen. De komende weken neem ik tips en tools met je door. Die jou kunnen helpen efficiënter met je tijd om te gaan.

Deel 3: Efficiënt werken | Digitaliseer je notities

Oké, misschien is dit meer een punt voor mijzelf. Maar misschien herken je jezelf erin. Mijn handgeschreven notities zijn behoorlijk ‘encrypted’. Voor een buitenstaander (en helaas soms ook voor mijzelf) zijn ze onleesbaar. Er zijn verschillende online notitie tools beschikbaar die je hierin kunnen helpen.

Neem bijvoorbeeld OneNote in Office. Het staat bekend als het ‘kladblokje’ maar is eigenlijk vele malen veelzijdiger. Sinds kort maak ik hier steeds meer gebruik van. Waarom?

• Je notities zijn deelbaar
  Je kunt je notitieblok delen. Hierdoor kun je met meerdere personen in één blok werken. OneNote houdt bijvoorbeeld zelf bij wie er iets aan een pagina veranderd heeft en met versiebeheer kun je gemakkelijk terughalen wie iets geplaatst of verwijderd heeft.
• Pijnpunt: de agenda voor een vergadering
  Ken je dat? Voorafgaand aan een vergadering vraag je iedereen om agendapunten aan te leveren. Wat vervolgens 5 minuten voor de vergadering gebeurd. Waardoor je eerst agendapunt tijdens een vergadering is, wat iedereen nog aan de agenda heeft toe te voegen. In OneNote kan iedereen zelf zijn of haar punten aan de agenda toevoegen. Je maakt in outlook de vergadering aan en koppelt direct de OneNote pagina. Of de agendapunten nu dagen voor of 5 minuten voorafgaand aan de vergadering worden toegevoegd, iedereen heeft bij de start een compleet overzicht. Ook de aan- en afmeldingen zijn direct verwerkt. Accepteer je hem in Outlook? Dan staat het direct in de lijst!
• Pijnpunt: Notuleren
  Zelf heb ik een hekel aan notuleren. Ik schrijf eerst voor mijzelf de notulen in steekwoorden, werk ze vervolgens uit en stuur ze dan met de takenlijst rond. Soms vraag ik mij oprecht af wie ze leest. Maar dat terzijde. Notulen blijven vervolgens in een mailbox hangen en controle van de taken gebeurt manueel. In OneNote kun je direct tijdens de vergadering notuleren. Oké, misschien moet je na afloop even een zin nalopen of je d’s en t’s controleren, maar rondmailen hoeft niet meer. Ze zijn direct voor iedereen inzichtelijk. Je kunt ook direct een taak aanmaken en die aan een persoon koppelen. Hij of zij krijgt die vervolgens in zijn takenlijst in Outlook. Wanneer hij of zij die taak dan weer af heeft, staat ook dat in de takenlijst. Handig toch?

Het zijn zo maar kleine tips die je leven kunnen vereenvoudigen. Natuurlijk is OneNote niet de plaats waar je je processen moet gaan opslaan, maar voor jouw notities en als tool bij vergadering is het eigenlijk bijna onmisbaar. Heb jij meer tijd voor een rustig bakkie koffie na afloop van je vergadering!

Luuk Vaessen
Mail mij